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Servicios

ASESORIA LEGAL SOBRE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Informática Documental SAS., le indicará la metodología para desarrollar los procesos de clasificación, ordenación y descripción destinados a la organización de archivos, tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.

Ofrecemos asesoría Legal en:
 
• Tablas de Retención Documental.
•Descarte Documental.
•Tablas de valoración documental.
•Manual de archivo y manejo documental.

MICROFILMACIÓN

 

Informática Documental SAS. presta el servicio de Microfilmación como herramienta válida para la reproducción de archivos de entidades públicas, cumpliendo con lo dispuesto en los Decretos Ley 2527 de 1950 y 3354 de 1954, además de las Normas Técnicas Internacionales (ISO 6199), las Normas Técnicas Colombianas NTC 3723 y NTC 4080, y demás reglamentación relacionada con esta actividad.

DIGITALIZACIÓN  Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Al digitalizar usted mantiene la flexibilidad y portabilidad de sus documentos en papel, mientras añade los enormes beneficios de un archivo digital, el cual permite Buscar miles, más aun millones de documentos por el nombre del archivo, nombre de la carpeta o cualquier otra palabra en la página.

Actualmente, la mayoría de los documentos se encuentran en papel, microfichas o Microfilm y son mantenidas en archivadores o cajas, generando una barrera física que restringe el acceso a los mismos. La digitalización resuelve los problemas de espacio y simplifica drásticamente el proceso de archivo añadiendo un archivo digital que facilita la rápida búsqueda, recuperación y distribución de los documentos.

Por otro lado la digitalización ha sido reconocida como una óptima medida de contingencia con el fin de garantizar el almacenamiento y conservación de la información.

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ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

Elaboración y Aplicación de Tablas de Retención y Valoración Documental - TRD son una valiosa herramienta que le permite a las entidades del sector público y privado, desarrollar una gestión archivística acorde a su función dentro de los parámetros de tipo legal, fiscal y administrativo, identificando la estructura, producción y depuración documental de cada una de sus dependencias como norma para la protección y control de la producción documental.

Informática Documental SAS. Aplica los lineamientos y la metodología sugerida por el Archivo General de la Nación- AGN, para la elaboración y aplicación de las TRD.

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OUTSOURCING.

 

El servicio de Outsourcing que ofrece Informática Documental Ltda., se basa en estrategias de administración de personal, recursos y procesos que le permitirán a entidades y empresas del sector público y privado dedicarse exclusivamente al desarrollo de su misión, dejando en manos de expertos las labores técnicas y operativas esenciales en la ejecución de procesos archivísticos, manejo de la información y documentación administrativa y técnica, optimizando considerablemente los recursos físicos, humanos y financieros.

El servicio de outsourcing, tiene como objetivo descongestionar la parte operativa de las empresas y ofrece las siguientes ventajas:

 
• La empresa se enfoca en su actividad real y no se ocupa de labores dispendiosas como puede ser el manejo y administración de documentos.

• Minimiza el impacto al no tener que hacer grandes inversiones en tecnología, software y personal.

• Obtiene resultados en menor tiempo y mayor eficiencia en los procesos de manejo documental.

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ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE BIBLIOTECAS.

En bibliotecas y centros de documentación especializados, Informática Documental SAS. se encarga de la organización física y técnica del material bibliográfico y documental, de acuerdo con normas y estándares internacionales que garantizan la efectividad en la búsqueda, recuperación e intercambio de información.