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Aviso de Privacidad

 

AVISO DE PRIVACIDAD

Informática Documental SAS, en su ánimo de proteger los datos y privacidad de las personas que visitan su sitio web y dando cumplimiento a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 informa que tiene adoptadas políticas de tratamiento de la información que contienen los derechos y procedimientos para el correcto y eficaz ejercicio por parte de los titulares.

El tratamiento que hace Informática Documental SAS sobre los datos personales, consiste en recolectar, almacenar, depurar, usar, analizar, circular, suprimir, actualizar y cruzar con información propia o de un tercero autorizado, con las siguientes finalidades:

a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, contratistas y empleados, incluido el pago de obligaciones contractuales.

b) Proveer los servicios y/o productos requeridos por sus usuarios.

c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.

d) Evaluar la calidad del servicio.

e) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Informática Documental SAS y/o por terceras personas.

f) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.

g) Soportar procesos de auditoría interna o externa.

h) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de Informática Documental SAS.

i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

j) El alcance de la autorización comprende la facultad para que Informática Documental SAS le envíe mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información del estado de cuenta, saldos, cuotas pendientes de pago y demás información relativa al portafolio de servicios de Informática Documental SAS, a través de correo electrónico, y/o mensajes de texto al teléfono móvil o, cualquier otro medio existente o por crear.

k) Para cualquier fin lícito que pueda darse en el marco de las actividades a que haya lugar bajo la presente Política.

Informática Documental SAS podrá transferir la información tratada, siempre que persistan las finalidades por las cuales ha sido recolectada, como parte de sus activos, en caso de que la compañía o partes del negocio fuesen cedidas, vendidas, fusionadas, transferidas a cualquier título o adquiridas por terceros.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.- La persona jurídica responsable de los datos personales recolectados a través de los distintos canales es Informática Documental SAS, identificado con Nit: 830.083.523-7, con sede principal en la Calle 26 No. 69-63 Oficina 207 Edificio Torre 26 en la ciudad de Bogotá. Portal web: www.infodocumental.com.co. Correos electrónicos:

talentohumano@infodocumental.com.co Para empleados, ex empleados y trabajadores en general

administrativa@infodocumental.com.co Para proveedores y contratistas

DERECHOS DE LOS TITULARES.- Los titulares de los datos personales tendrán los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y en las demás normas que lo modifiquen o sustituyan.En los términos definidos por la Ley 1581 de 2012, tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de esta Ley.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.- Los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que maneja Informática Documental SAS, así como revocar la autorización, o solicitar prueba de la misma, podrán ser ejercidos mediante solicitud escrita utilizando el formato “GA-FOR13 Solicitud del titular de la información sobre sus datos personales” el cual puede descargar en el link de Aviso de Privacidad en nuestra página www.infodocumental.com.co y enviarlo al correo electrónico que corresponda según se mencionó en el numeral “5. Responsable” de este documento.

La consulta será atendida en el término de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la misma. En caso de no ser posible cumplir con dicho término, se informará al respectivo titular de la información, explicando las razones de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, sin exceder nunca el término de cinco (5) días hábiles al vencimiento del primer término.

En caso de reclamos, supresión de datos personales y/o solicitud de revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. En este caso, el titular y sus causahabientes podrán presentar el reclamo ante el responsable del tratamiento mediante solicitud dirigida a éste con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se pretendan hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá una leyenda en la base de datos si técnicamente es posible, que diga “reclamo en trámite” y el motivo dentro del término de dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá mientras se decida la solicitud.

Informática Documental SAS, atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no se puede resolver dentro del término aquí señalado, se informarán los motivos de la demora y la fecha en que se dará la correspondiente respuesta. En ningún caso, éste término será superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si requiere mayor información para conocer nuestra política de tratamiento de datos personales, consúltela en nuestra página web www.infodocumental.com.co.

Los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que maneja Informática Documental SAS, así como revocar la autorización, o solicitar prueba de la misma, podrán ser ejercidos mediante solicitud escrita utilizando el formato “GA-FOR13 Solicitud del titular de la información sobre sus datos personales” el cual puede descargar en el link que se ofrece más abajo y enviarlo al correo electrónico que corresponda según se mencionó en el aparte “RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO” en este aviso de Privacidad.

POLÍTICA Y FORMATOS

• GA-POL03 Política de tratamiento de datos personales

• GA-FOR12 Autorización expresa para el tratamiento de datos personales

• GA-FOR13 Solicitud del titular de la información sobre sus datos personales